Cette offre est ouverte aux bénéficiaires de l'obligation de l'emploi.
La Secrétaire d'Accueil (H/F) est chargée d'accueillir les visiteurs et de prévenir les personnes concernées de leur arrivée et de répondre au téléphone. Elle a également en charge la gestion du courrier et une mission d'information et de communication.
Qualifications
Accueil et standard :
Distribuer les communications et prendre les messages en cas d'absence des correspondants,
Communiquer les messages à leurs destinataires par tous supports disponibles (notamment intranet),
Créer un répertoire contenant les adresses et numéros de téléphone des appels les plus fréquents, o Gestion du courrier :
Distribuer le courrier extérieur (avant 10h30) à chaque service qui doit lui-même faire son tri,
Gérer le courrier interne en prévenant les services en cas d'urgence,
Vérifier toutes les heures la réception des fax et prévenir les intéressés en cas d'urgence,
Taper les courriers de la Direction,
Affranchissement du courrier,
Préparer des mailings pour les écoles à la demande du service des Ressources Humaines,
Suivi des visites médicales.
Maintenir propre l'accueil entre les passages des entreprises de nettoyage.
Information et communication :
Tenir à jour les plannings des salles de réunion (tableaux nets),
Tenir et mettre à jour un cahier des visites de l'entreprise,
Recenser et archiver les journaux professionnels en mettant en place une revue de presse,
Informer les intéressés sur le standard,
Gérer les déplacements (trains, avions, hôtels).
Administratif :
Gérer diverses tâches administratives incombant à son poste.
La Secrétaire d'Accueil s'engage enfin, à respecter toutes les nouvelles directives et/ou consignes énoncées par son supérieur hiérarchique et à accepter toutes les missions annexes qu'il pourrait lui confier, dans le cadre de ses compétences et de son expérience professionnelle.
La Secrétaire d'Accueil occupe une fonction transverse. Il est donc primordial de veiller à ce que le lien créé avec les différentes parties prenantes soit fluide et optimal.
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