Préparer les réunions, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi
Concrètement :
- Préparer l'ordre du jour
- Prendre des notes pendant la réunion
- Écrire un compte rendu clair
- Vérifier que ce qui a été décidé est bien fait (relances si besoin)
Participer à la création et à la mise à jour des tableaux de bord
Concrètement :
- Tableaux Excel avec : délais, interventions, retards, budgets
- Mise à jour régulière
- Signalement des anomalies (ex : trop de retards sur un prestataire)
Suivi des contrats
Concrètement :
- Suivi des délais d'intervention
- Vérification des engagements
- Application ou signalement des pénalités si retard ou non-respect
Relancer les prestataires et les équipes de proximité
Concrètement :
- Appels ou mails de relance
- Rappels des engagements
- Gestion des priorités urgentes
Coordonner les interventions
Concrètement :
- Gérer plusieurs demandes en même temps
- Prioriser (urgence sécurité / confort / esthétique)
- Maintenir une bonne relation avec les prestataires
Accueil des prestataires et locataires
Concrètement :
- Accueil physique ou téléphonique
- Orientation vers le bon interlocuteur
- Réponse de premier niveau aux demandes
2 ans d'expérience minimum sur un poste similaire en qualité d'assistant administratif
Maîtrise de l'outil Excel et bureautique : Tableaux de bord, graphiques, formules simples, reporting, gestion des agendas
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