L'Assistant(e)assure tout ou partie des missions et activités suivantes :
Gestion quotidienne et coordination
Assurer la gestion, l'organisation et la coordination quotidiennes de l'unité : fourniture de bureaux, gestion des absences (pointage dans TRANSAT), planning des congés, organisation de séminaires, gestion du matériel et de l'équipement (téléphones, matériel informatique, EPI,
etc.)
-Participer à la gestion administrative des agents de l'ADO-IE (réservation des déplacements, ODM, certificat d'assurance, etc.)
-S'assurer du pointage de l'ensemble de l'unité dans GA
-Rédiger le compte rendu de réunion d'unité
-Assurer un suivi des retours des enquêtes satisfaction
-Réaliser un soutien ponctuel en cas d'absence d'assistant(e) dans une autre unité
Gestion des outils, archives et commandes
-Mettre à jour ANTILOPE et être le correspondant archivage de l'unité
-Gérer les différentes commandes (SIMET, E-Doc, E-Proc)
-Établir les dépêches et GEDEM pour assurer le bon fonctionnement des différents outils
-Gérer les abonnements aux revues
-Assurer la gestion et le suivi des commandes (bons de commande)
Gestion des locaux et équipements
-Collecte du courrier
-Contact avec la gestion de l'établissement, signalement des matériels déficients
- Mise à jour des casiers et boîtes aux lettres
Procédures comptables et budgétaires
-Contribuer au respect des procédures comptables et budgétaires (gestion des bases de données)
Interface et communication
-Assurer l'interface avec le secrétariat général de l'UITP
-Assurer la gestion de la communication de l'ADO-IE (réalisation de posts pour l'intranet MOP)
Ce poste, basé à FONTENAY SOUS BOIS est à pourvoir dans le cadre d'une mission d'une durée de 3 mois.
La rémunération brute annuelle est entre 35 et 45K€
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