MANPOWER Tertiaire recherche pour son client situé sur Valbonne, un acteur du secteur immobilier, un(e) Assistant(e) Administratif(ve) H/F
I. Standard téléphonique et mail
-Traiter les appels et mails entrants ou orienter vers les bons interlocuteurs.
II. Traitement des factures
-Scanner les factures une par une.
-Enregistrer les factures sur le serveur à l'emplacement dédié par société et les renommer selon le format : « code société-code analytique-nom fournisseur-numéro facture ».
-Envoyer les factures par mail pour paiement.
-Enregistrer également les factures sur le dossier partagé TALENZ.
-Suivre les règlements selon sollicitations des fournisseurs.
III. Gestion du courrier postal
-Scanner et transmettre les courriers relatifs aux banques, clients, entreprises ou factures aux interlocuteurs concernés.
-Remettre les courriers administratifs aux responsables appropriés.
IV. Formalisation des marchés travaux
-Récolter et vérifier les dossiers administratifs des entreprises contractantes.
-Préparer les marchés (lettres d'engagement, actes d'engagement, ordres de service).
-Lancer les procédures de signature électronique et assurer les relances.
-Archiver les éléments signés sur le serveur.
V. Gestion administrative
-Gérer les fournitures de bureau et les contrats d'entretien des locaux.
-Suivre le bail commercial et les factures associées.
-Constituer les dossiers pour assurances chantiers et lots invendus.
-Assurer la souscription et résiliation des contrats de consommation.
Salaire : 35 000 brut annuel ticket restaurant
Nous recherchons une personne disposant d'une expérience confirmée en assistanat administratif, idéalement dans le domaine de l'immobilier ou du BTP, afin de répondre aux spécificités des missions confiées.
Ce poste nécessite une grande rigueur, une organisation irréprochable et un excellent sens des priorités pour gérer des tâches variées dans un environnement exigeant.
La maîtrise des outils bureautiques est indispensable pour assurer le suivi administratif et la gestion des documents.
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