Seconder l'assistante de Direction de la Présidence et du Secrétariat Général dans la gestion pôle "Assistanat" de la Direction et gérer, plus spécifiquement, l'assistanat du périmètre de la Direction Générale Déléguée : gérer en lien avec l'assistante de Direction les agendas de la Direction de l'entreprise ; accueillir et orienter les visiteurs internes ou externes dans leurs demandes ; réceptionner en français et en anglais les appels, les courriers, les messages téléphoniques, les informations importantes et en assurer les relances et leurs transmissions ; prendre en charge l'organisation et la logistique de déplacements professionnels ; assurer la coordination du planning, la gestion et l'accréditation des hébergements et des relations avec les prestataires pour les salons et marchés ; gérer et suivre les missions ainsi que les notes de frais des Directeurs ; organiser la logistique des réunions (notamment des Comités d'Orientation Editoriale et comité scientifique.) ; formalisation des ordres du jour, identification et réservation du lieu/salle, négociation des coûts, préparation des dossiers, génération des invitations. ; contribuer à la préparation des dossiers nécessaires au bon déroulement des réunions et rendez-vous ; participer à certaines réunions ; assurer la prise de notes et la rédaction des comptes-rendus ; veiller le cas échéant au suivi des décisions prises et concourir à la mise à jour de la base de contacts de la Direction.
Organiser et coordonner en lien avec l'assistante de Direction de la Présidence, les activités relatives au fonctionnement de la Direction et directement celles de la Direction Générale déléguée : hiérarchiser, traiter et organiser l'ensemble des informations administratives ; assurer le classement et l'archivage des courriers et dossiers ; organiser la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes ; contribuer, le cas échéant, au suivi des dossiers transverses de la Direction Générale déléguée en lien avec les assistantes des autres Directions ; gérer pour la Direction Générale le suivi des dossiers administratifs RH (demandes CDI/CDD, stagiaires, etc.) ; vérifier et être garant pour la Direction de la bonne application des procédures administratives en vigueur ; gérer les abonnements et la documentation ; assurer l'intendance pour la Direction (approvisionnement en fournitures, workflow avec les services généraux) et la communication au sein de l'échelon central ; établir les demandes d'achat et suivre toute la chaîne de commande jusqu'à la facturation.
Veiller à la bonne continuité des activités du pôle "assistanat de direction" de la Direction : organiser et coordonner en lien avec l'assistante de Direction de la Présidence et du Secrétariat Général ainsi que les autres assistantes de Direction des Directions en prévision de son absence, le suivi de son plan de charge pour assurer la continuité de l'assistanat de la Direction.
Assurer les rôles de "gestionnaire temps" et de "correspondante formation" pour la Direction et directement celles de la Direction Générale déléguée ; effectuer le suivi des absences pour congés, absences maladie, formations et relances auprès des salariés rattachés à la Direction Générale en cas d'anomalie ; assurer le suivi mensuel des salariés à temps partiel dans l'outil dédié ; réaliser la saisie ainsi que le suivi administratif des heures supplémentaires des salariés ; collecter les besoins en formation des salariés ; assurer la consolidation de ces besoins et leur transmission à la DRH ; effectuer le suivi de la mise en oeuvre et de la planification de ces formations.
Vous justifiez d'un BAC+23 en Assistanat de Direction et d'un minimum de 4 ans d'expérience professionnelle ou d'un parcours professionnel admis en équivalence.
Ce poste est pour une durée d'1 mois pour démarrer.
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